G Suite

Eerst een korte geschiedenis…

In de begindagen van het web werden clouddiensten nog niet als een valabel alternatief gezien: de internet snelheden waren nog niet afdoende, vaak zat je met harde limieten bij je provider en browsers liepen qua gebruiksvriendelijkheid nog serieus achter ten opzichte van (native) desktop applicaties.

Veel kleinere bedrijven hadden toen nog een eigen server staan, meestal Windows Small Business Server en alle computers werden in een lokaal netwerk verbonden met die server. E-mails werden meestal via POP3 binnengehaald, zodat ze enkel lokaal beschikbaar waren. Dit had natuurlijk een impact: het belang van de back-ups (ook off-site) was heel groot en je IT-beheerder hield je beter te vriend.

In 2006 kwam Google Apps ten tonele, als beta. Dit was een verderzetting van het welbekende Gmail, Google Calendar en Google Docs. Die waren al redelijk populair in de niet-zakelijke markt, voornamelijk door voor die tijd enorm hoge opslaglimieten. Zo werd Gmail initieel geïntroduceerd met 1GB (1000MB) opslagruimte, toen Hotmail het nog moest stellen met 2MB.

Vier jaar later, in 2010, werd Google Apps dan als echt commercieel product gelanceerd. Dit nam al snel een hoge vlucht. Veel belemmeringen voor cloud-diensten waren immers weggevallen: internet werd steeds sneller, datalimieten vielen stilaan weg en browsers werden steeds krachtiger. Tegelijkertijd werden smartphones en tablets steeds belangrijker, zodat de koppeling naar cloud-diensten ook steeds relevanter werd.

Microsoft had al snel een antwoord klaar met Office 365. Maar waar Office 365 een verderzetting is van desktop-software is Google Apps een echt cloud-product. Immers, Microsoft is een traditioneel softwarebedrijf, terwijl Google een echt internetbedrijf is, met vooral online en clouddiensten.

In 2017 werd Google Apps hernoemd naar G Suite.

Waarom kiezen voor G Suite?

Ik ben grote fan van G Suite omdat het niet in de verleiding trapt om veel features te moeten toevoegen om goed te zijn.

Dat is meteen het probleem dat we hebben met Office 365, wat voor de e-mail en kalender functionaliteit een soort veredelde Exchange server is. Office 365 kan veel maar het is ook complex en minder overzichtelijk, met onnodige overheadkosten tot gevolg. Een setup kost al snel meer tijd en voor speciale functionaliteit is het wroeten in een hoop instellingen.

G Suite is heel eenvoudig qua opzet en configuratie. Die eenvoud is z’n kracht. Er zijn uiteraard meer instellingen mogelijk maar die zitten goed weggestopt zodat ze niet in de weg zitten. Voor de meeste kleinere bedrijven volstaan vaak de basisinstellingen.

Indien je toch niet wijs geraakt uit de configuratie, dan is er uitstekende documentatie beschikbaar, waarbij oplossingen stap voor stap en/of visueel uitgelegd worden.

Andere voordelen zijn:

Opslagruimte

Het basisplan van 5,20€ per maand biedt 30GB gecombineerde opslagruimte voor e-mail, agenda en documenten. Voor de meeste bedrijven volstaat dit.

Betaal je 10,40€ per maand dan heb je beschikking over 1TB opslagruimte en vanaf 5 gebruikers is de opslagcapaciteit onbeperkt.

Toegankelijkheid

Je data is overal beschikbaar, want alle data staat in de cloud. Dus je kan van je desktop, over je laptop en je smartphone over dezelfde actuele gegevens beschikken.

G Suite biedt ook een goede ondersteuning over verschillende apparaten heen, je bent niet gebonden aan bepaalde hardware of software. Of je met macOS, Windows, iOS of Android werkt, het maakt op zich niet veel uit.

Gemakkelijk samenwerken

Dit is een groot voordeel dat nog niet helemaal ontgonnen is bij kleinere bedrijven. Vooral voor bedrijven waar mensen op de baan zijn kan dit een enorme efficiëntieverhoging betekenen. Bij veel kleine bedrijven zijn er vaak hiaten in de communicatiedoorstroming. Gegevens komen dan niet tijdig door of er worden verkeerde boekingen in de agenda’s geplaatst.

G Suite laat toe om agenda’s en documenten te delen met andere mensen binnen of buiten je organisatie zodat je steeds op de hoogte bent, op al je apparaten. En bij Google Docs kan je zelfs met meerdere personen tegelijk aan één document werken.

Snelle zoekfunctie

Google is van oorsprong een zoekbedrijf. Verwacht je dus aan een heel snelle en slimme zoekfunctie.

Uitstekende anti-spam

Eveneens gerelateerde met de achtergrond van Google als zoekbedrijf en gerelateerde diensten met machine learning (‘zelflerende machines’), wordt anti-spam enorm efficiënt uitgefilterd, zodat je verlost van ‘ruis’ kan verder werken.

Dit biedt een niet te onderschatten tijdswinst versus de afwezigheid van anti-spam of minder kwalitatieve anti-spam systemen.

Maar wacht, wat als we Office gebruiken?

De USP van Office 365 van Microsoft is dat ze naast cloud diensten ook het Office pakket aanbieden. We begrijpen dat veel mensen Office nodig hebben.

Wij raden dan ook aan om aparte licenties aan te kopen voor Office, ofwel de retail versie ofwel Office 365 Business (zonder e-mails).

Dit kost in zijn totaliteit iets meer maar het is het beste van de twee werelden. En in vergelijking met uurtarieven van IT-administrators of in vergelijking met het zelf installeren van een server, blijft het spotgoedkoop natuurlijk.

Veel van de vroegere IT-administrators zijn overigens massaal op de kar van de cloud aan het springen, simpelweg omdat ze geen keuze hebben.

Wat is de rol van SDN Consulting ?

Wij bieden G Suite aan als extra bovenop web diensten. Samen met de vraag naar een website wordt immers vaak gevraagd naar één of meerdere e-mailaccounts. En indien die performant moeten zijn, dan is G Suite een uitstekende keuze.

Het gebruik van G Suite betekent ontzorging van essentiële diensten zoals e-mail en kalender, zowel voor ons als voor de klant.
In de meeste gevallen kunnen we het opzetten van de accounts uitvoeren in regie. Maar voor grotere migraties zijn we ook bereid om een offerte op te maken.

We gebruiken G Suite zelf naar grote tevredenheid!