10 e-mailtips die écht werken

email

10 e-mailtips die écht werken

Heeft jouw bedrijf een e-mailbeleid? In sommige gevallen is er misschien wel een e-mailpolicy maar vaak blijft deze dode letter. Welke e-mailtips kan jij vanaf vandaag toepassen?

  1. Probeer je mails zo kort mogelijk te houden en maak werk van je onderwerp. De ontvanger kan meteen inschatten hoe dringend de boodschap is en jij vindt je mails achteraf veel sneller terug. Prachtige zinswendingen en indrukwekkende proza zijn ballast voor e-mails en het zal de lezer ontmoedigen de hele mail door te nemen.
  2. Dringende zaken gaan nooit via e-mail. Neem de telefoon of loop even langs.
  3. Beperk het aantal archiefmappen. Onderzoek van IBM  heeft op een wetenschappelijke manier aangetoond dat het archiveren in slechts één archieffolder en het gebruik van een degelijke zoekfunctie met meest efficiënt is.
  4. Sociale plichtplegingen per mail zijn meestal niet nodig. Informeren naar de zieke hond van jouw collega of de nieuwe fiets van zijn dochter kan tijdens de lunch.
  5. Stuur één e-mail per onderwerp. De kans dat je reactie krijgt op een mail met tien te bespreken punten is bijzonder klein geworden. Vaak belanden die in het vakje ‘to do’ en je hoort er niets meer van.
  6. CC kan in uitzonderlijke gevallen, bcc is geen optie.
  7. Tracht e-mails binnen de 24u te beantwoorden. Als dit niet kan laat dan weten wanneer men een antwoord kan verwachten.
  8. Bedankmails zijn overbodig. Bedank mensen vooraf.
  9. Kettingmails, grapjes en seksueel getinte e-mails zijn verboden.
  10. Promoot tools die standaardantwoorden in een vingerknip te voorschijn toveren. Textexpander enPhraseexpress werken erg goed.